Как максимально эффективно использовать время. Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать
![Как максимально эффективно использовать время. Как рационально использовать рабочее время, не отвлекаться и все успевать](https://i1.wp.com/fbm.ru/wp-content/uploads/2018/10/slide-1.jpg)
Является организация, то есть поиск ресурсов и людей, которые способствуют нашему развитию.
Существует три ключевых жизненных ресурса:
- время;
- энергия;
- деньги.
В этой статье мы поговорим о времени, потому что эффективно использовать этот ресурс очень непросто, но делать это должен уметь каждый из нас.
Что ты хочешь?
Я хочу убить время.
Время очень не любит, когда его убивают.
«Алиса в Стране чудес», Льюис Кэрролл
Уверен, вам приходилось слышать такие фразы: «У меня нет на это времени» или «Я с трудом успеваю работать, какой там…». Из всех ресурсов только время является абсолютно невосполнимым.
Философ Б. Фуллер говорил: «Я прожил 70 лет. Это составляет 600 тысяч часов. Из них 200 тысяч я проспал, 100 тысяч ушли на то, чтобы есть, пить, восстанавливать своё здоровье, 200 тысяч часов я учился и зарабатывал на жизнь. Из оставшихся - 60 тысяч часов я провёл в дороге. Остаток - время, которым я мог располагать свободно, - составил всего около 40 тысяч часов, или около полутора часов в день».
Главный вопрос: как провести это время с пользой?
Написаны десятки хороших книг по тайм-менеджменту. Я поделюсь лишь некоторыми принципами, которые помогут вам лучше управлять этим ресурсом.
Контроль
Не обманывайтесь своим календарём. В году столько дней, сколько вы можете использовать. Так, в году одного человека всего семь дней, в году другого - 365.
Чарльз Ричардс, американский пятиборец
Контролируйте своё время. Чтобы в ваших сутках было 24 часа, а не два, три или пять, вы должны чётко понимать, на что вы их расходуете.
Есть люди, которые под вечер говорят: «Ну вот, ещё один день пролетел незаметно». А есть те, кто этот вечер проводит с пользой, например за чтением книг, только потому, что так было .
Заведите ежедневник, используйте записки, ставьте крестики на руке. Вы осознаёте ценность времени только тогда, когда начинаете его замечать. Не давайте своему времени пролетать, ловите его и заставляйте работать на себя.
Жертва
Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.
Джексон Браун
Мне очень нравится этот афоризм. Немногие понимают, что у всех нас одинаковое количество часов в сутках. Мы видим людей, которые бегают по утрам или успевают выполнить сверхурочную работу, и задаёмся вопросом: как у них это получается?
Всё очень просто: эти люди пошли на определённые жертвы. Вы должны понимать, что цель развить в себе какой-либо навык или добиться в чём-то высоких результатов должна неизбежно вытеснить из вашего расписания другие дела.
Есть студенты, которые на лекциях сидят в смартфонах, а есть те, кто внимательно слушает преподавателя. Есть те, кто в семь утра спит, и те, кто медитирует. Есть те, чей пятничный вечер заканчивается тусовкой в клубе, и те, кто в это время работает над новым проектом.
Не обманывайте себя. На самом деле фраза «Я начну учить английский» звучит как «Я начну учить английский вместо того, чтобы проводить время за компьютером».
Всегда сразу обозначайте, от чего вам придётся отказаться, чтобы достичь намеченных результатов. И постоянно напоминайте себе, что оно того стоит.
Дисциплина
Люди не меняются в один миг.
«Жестокие игры»
У вас есть вдохновляющая цель, готов план, и вы начинаете следовать своему новому расписанию. И вот проходит день, два, три, но что-то определённо не так. Вы спрашиваете себя: «Ну и где же результат? Почему я ещё не стал миллионером?»
Источник мотивации исчерпывается. Но даст вам нечто большее - постоянство в работе над собой.
Наша мотивация - ручной генератор. Мы получаем её заряд и начинаем судорожно крутить ручку, вырабатывая энергию для изменений. Посмотрели вдохновляющий фильм, сходили на тренинг, прочитали книгу, но проходит день, два, и мы делаем всё меньше и меньше, пока не говорим себе: «Ну всё, я сдаюсь».
Дисциплина - это двигатель. Вы конструируете его шаг за шагом, совершенствуете, увеличиваете мощность. Если вы включили его однажды, он уже не сбавит обороты. Контролируйте его работу и вносите корректировки. Да, он тоже не вечен, но его заряда вам хватит надолго.
Формируйте дисциплину небольшими усилиями каждый день. Постоянно работайте над собой, вырабатывайте новые привычки, отказывайтесь от старых. Главное, ни на минуту не переставайте следовать вашему плану. Если будет слишком трудно, просто скажите себе: «Сдаваться можно, но только завтра, а сегодня продолжай работать». И так каждый день.
Это не психологический обман, это принятие факта, что меняться нужно в настоящий момент и проводить его с максимальной пользой.
Что делать?
- Заведите ежедневник, скачайте приложение-календарь, купите книгу по тайм-менеджменту. Посчитайте, сколько времени у вас осталось, чтобы работать над собой.
- Перед тем как , составьте список того, чем придётся пожертвовать ради неё. Ответьте сами себе, что для вас важнее, и только после этого начинайте работать.
- Учитесь дисциплине. Выполните свой план на сегодня и продолжайте повторять его, пока он не станет частью вашего распорядка. Помните: привычка формирует характер.
Если у вас есть свои способы улучшить организацию времени, пожалуйста, напишите мне на почту [email protected] или в VK.
Является организация, то есть поиск ресурсов и людей, которые способствуют нашему развитию.
Существует три ключевых жизненных ресурса:
- время;
- энергия;
- деньги.
В этой статье мы поговорим о времени, потому что эффективно использовать этот ресурс очень непросто, но делать это должен уметь каждый из нас.
Что ты хочешь?
Я хочу убить время.
Время очень не любит, когда его убивают.
«Алиса в Стране чудес», Льюис Кэрролл
Уверен, вам приходилось слышать такие фразы: «У меня нет на это времени» или «Я с трудом успеваю работать, какой там…». Из всех ресурсов только время является абсолютно невосполнимым.
Философ Б. Фуллер говорил: «Я прожил 70 лет. Это составляет 600 тысяч часов. Из них 200 тысяч я проспал, 100 тысяч ушли на то, чтобы есть, пить, восстанавливать своё здоровье, 200 тысяч часов я учился и зарабатывал на жизнь. Из оставшихся - 60 тысяч часов я провёл в дороге. Остаток - время, которым я мог располагать свободно, - составил всего около 40 тысяч часов, или около полутора часов в день».
Главный вопрос: как провести это время с пользой?
Написаны десятки хороших книг по тайм-менеджменту. Я поделюсь лишь некоторыми принципами, которые помогут вам лучше управлять этим ресурсом.
Контроль
Не обманывайтесь своим календарём. В году столько дней, сколько вы можете использовать. Так, в году одного человека всего семь дней, в году другого - 365.
Чарльз Ричардс, американский пятиборец
Контролируйте своё время. Чтобы в ваших сутках было 24 часа, а не два, три или пять, вы должны чётко понимать, на что вы их расходуете.
Есть люди, которые под вечер говорят: «Ну вот, ещё один день пролетел незаметно». А есть те, кто этот вечер проводит с пользой, например за чтением книг, только потому, что так было .
Заведите ежедневник, используйте записки, ставьте крестики на руке. Вы осознаёте ценность времени только тогда, когда начинаете его замечать. Не давайте своему времени пролетать, ловите его и заставляйте работать на себя.
Жертва
Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.
Джексон Браун
Мне очень нравится этот афоризм. Немногие понимают, что у всех нас одинаковое количество часов в сутках. Мы видим людей, которые бегают по утрам или успевают выполнить сверхурочную работу, и задаёмся вопросом: как у них это получается?
Всё очень просто: эти люди пошли на определённые жертвы. Вы должны понимать, что цель развить в себе какой-либо навык или добиться в чём-то высоких результатов должна неизбежно вытеснить из вашего расписания другие дела.
Есть студенты, которые на лекциях сидят в смартфонах, а есть те, кто внимательно слушает преподавателя. Есть те, кто в семь утра спит, и те, кто медитирует. Есть те, чей пятничный вечер заканчивается тусовкой в клубе, и те, кто в это время работает над новым проектом.
Не обманывайте себя. На самом деле фраза «Я начну учить английский» звучит как «Я начну учить английский вместо того, чтобы проводить время за компьютером».
Всегда сразу обозначайте, от чего вам придётся отказаться, чтобы достичь намеченных результатов. И постоянно напоминайте себе, что оно того стоит.
Дисциплина
Люди не меняются в один миг.
«Жестокие игры»
У вас есть вдохновляющая цель, готов план, и вы начинаете следовать своему новому расписанию. И вот проходит день, два, три, но что-то определённо не так. Вы спрашиваете себя: «Ну и где же результат? Почему я ещё не стал миллионером?»
Источник мотивации исчерпывается. Но даст вам нечто большее - постоянство в работе над собой.
Наша мотивация - ручной генератор. Мы получаем её заряд и начинаем судорожно крутить ручку, вырабатывая энергию для изменений. Посмотрели вдохновляющий фильм, сходили на тренинг, прочитали книгу, но проходит день, два, и мы делаем всё меньше и меньше, пока не говорим себе: «Ну всё, я сдаюсь».
Дисциплина - это двигатель. Вы конструируете его шаг за шагом, совершенствуете, увеличиваете мощность. Если вы включили его однажды, он уже не сбавит обороты. Контролируйте его работу и вносите корректировки. Да, он тоже не вечен, но его заряда вам хватит надолго.
Формируйте дисциплину небольшими усилиями каждый день. Постоянно работайте над собой, вырабатывайте новые привычки, отказывайтесь от старых. Главное, ни на минуту не переставайте следовать вашему плану. Если будет слишком трудно, просто скажите себе: «Сдаваться можно, но только завтра, а сегодня продолжай работать». И так каждый день.
Это не психологический обман, это принятие факта, что меняться нужно в настоящий момент и проводить его с максимальной пользой.
Что делать?
- Заведите ежедневник, скачайте приложение-календарь, купите книгу по тайм-менеджменту. Посчитайте, сколько времени у вас осталось, чтобы работать над собой.
- Перед тем как , составьте список того, чем придётся пожертвовать ради неё. Ответьте сами себе, что для вас важнее, и только после этого начинайте работать.
- Учитесь дисциплине. Выполните свой план на сегодня и продолжайте повторять его, пока он не станет частью вашего распорядка. Помните: привычка формирует характер.
Если у вас есть свои способы улучшить организацию времени, пожалуйста, напишите мне на почту [email protected] или в VK.
2014-07-20
Всем привет! На связи Анна Фёдорова! Вы хотите узнать, как эффективно использовать своё время и успевать больше? Эти вопросы интересуют тех, кто завален кучей дел и не успевает с ними вовремя разобраться. Если вы читаете этот пост, значит вам знакомо такое, что вы запланировали какие-то дела и в итоге — у вас не получилось доделать задуманное до конца. И вы думаете, как всё успеть?
Ни для кого не секрет, что успешные люди умеют правильно использовать и организовывать своё время и это один из важнейших элементов успеха. Если вы хотите добиться чего-то, цените своё время и не плывите по течению как все, стремитесь к поставленным целям, действуйте. Но для того, чтобы достигать своих целей нужно уметь рационально использовать своё время, именно этому и посвящён сегодняшний пост.
Будьте решительным. Вместо того, чтобы гонять в голове мысли и решать как лучше сделать и подсчитывать все плюсы и минусы — просто начните действовать. И по ходу поймёте, что глаза бояться, а руки делают.
Вы хотите знать, как успевать больше? Мой вам совет — эффективно используйте своё время – это будет первым шагом на пути к успеху. К сожалению, этому моменту не все люди уделяют своё внимание и тратят его впустую никуда. Нужно правильно распоряжаться своим временем.
Как успевать больше? Действуйте по плану
Планируйте все свои дела! План – это один из мощнейших инструментов в жизни любого успешного предпринимателя. Так же одна из главных причин создания плана — это экономия времени, а значит, вы сможете гораздо больше успевать. Подготовьте план и следуйте по нему. Старайтесь придерживаться плана и тогда вы будете успевать больше. Всегда планируйте последовательность выполнения задач и время, необходимое для их осуществления. Таким образом, вы будете знать порядок ваших действий, и двигаться вперёд в вашей деятельности.
Так же должен быть порядок в ваших делах и успех в работе будет обеспечен. Благодаря эффективному использованию вашего личного времени вы обезопасите себя от большого количества стрессов. А вечером проанализируйте, что вы сделали в течение дня, если вдруг что-то не успели – постарайтесь по возможности доделать.
Постановка цели
Чтобы добиться определённого успеха, вы должны знать что именно, когда и в каких объёмах нужно достичь. Постановка цели является необходимым атрибутом эффективного планирования времени. Цель – это уже конечный результат вашей работы. Все успешные люди успевают делать все свои дела и достигают своих целей. Чем лучше вы запланируете свои действия, тем быстрее получите результат и добьётесь поставленных вами целей.
Организуйте своё рабочее место
У вас должен быть порядок. На столе должно быть всё аккуратно и грамотно разложено. Все нужные атрибуты для работы должны быть всегда под рукой, чтобы не тратить лишнее время на их поиски.
Не откладывайте
Не нужно откладывать дела на потом. Мол «Потом сделаю». Если не будете это делать, то это точно так же избавит вас от кучи накопившихся дел.
Сделайте сегодня то, что должны сделать завтра
Подумайте о том, что вам предстоит сделать в ближайшие дни и выполните несколько своих задач заранее. Благодаря этому вы исключите ситуации, когда много важных дел разом наваливается на ваши плечи. Множество людей не привыкли планировать своё время и тем более не делают свои дела заранее. И часто говорят подобное: «Поживём, увидим», «Там видно будет», «Посмотрим», «Дожить ещё надо» и т.д. Так вот они плывут по течению и не верят в себя и свои силы. И поэтому такие люди, как правило, не достигают желаемых результатов.
Как успевать больше? Находите время для отдыха
По моему мнению, работа без отдыха — неэффективна! Нельзя постоянно работать, отдых очень нужен и важен. Поработать это конечно хорошо, но если она отбирает много сил, ничего путного не получится. Или в конечном итоге ваши начинания или изнурительный труд в отношении интернет — бизнеса окажутся под угрозой срыва.
В любом случае надо знать меру. Под словом отдых я подразумеваю не просмотр фильмов и компьютерные игры, а то, что отвлечёт вас от всей суеты и окружения. В своём плотном графике обязательно найдите место для отдыха на природе, может, совместите его с занятием спортом.
Когда работаете, делайте это не более получаса, а потом сделайте пятиминутный перерыв, после чего снова продолжайте работать. После получасовой работы за компьютером мозг устает, что приводит к снижению работоспособности. В эту пятиминутку займитесь физическим упражнением или переключитесь на что-нибудь другое. Таким образом, вы будете успевать гораздо больше, нежели будете сидеть до посинения за монитором с красными глазами. Правильный режим дня — залог здоровья и успеха.
Старайтесь вести здоровый образ жизни
Я на этом не буду заострять ваше внимание, и читать пропаганду, скажу лишь пару слов. К здоровому образу жизни я отношу — правильное питание, здоровый сон, отсутствие вредных привычек. Почему это важно?
Нездоровый образ жизни приводит к усталости, раздражению, плохому самочувствию, а вследствие этого появляется — лень и апатия.
Курение и алкоголь отнимают огромное количество времени у большинства людей. Неправильное питание является одной из причин плохого самочувствия и нежелания работать. А недосыпания снижают вашу работоспособность. Не стоит забывать про отдых и сон. Таким образом, вы повысите качество работы и в более короткие сроки достигните намеченных целей.
После работы — не время для работы
После работы отдохните, отвлекитесь и займитесь тем, что вам больше всего нравится. Благодаря этому вы насладитесь и работой и отдыхом по отдельности и в дальнейшем успехом в любом деле.
Не тратьте своё время впустую и вообще старайтесь уделять время повышению ваших знаний в тех или иных областях, в которых возможен личностный рост. Сейчас 21 век и вы вполне по дороге домой можете прослушивать обучающие аудиоподкасты.
Чтобы хотеть что-либо делать и успевать больше – нужна !
Есть такие люди, которые ноют и обвиняют в своих неудачах окружающих. Говоря о том, что у меня не получается это сделать — потому что не хватает времени, нет денег – потому что мало платят и т.д. Каждый человек-кузнец своего счастья. И если такое мышление присутствует в голове, и нет целей и желания что-то изменить, то всё так и останется и к лучшему не изменится.
А нужно искать эти причины неудач в себе и стремиться их исправить. И размышлять уже следующим образом: Я найду время и смогу это сделать. У меня нет денежных средств, потому что я что-то делаю неправильно или недостаточно для этого делаю, но буду работать.
Ставьте перед собой цели и добивайтесь во, чтобы то ни стало. Надеюсь вы поняли, что нужно менять своё мышление. Но этому часто препятствуют близкие вам люди, которые говорят, что вы занимаетесь ерундой, что ничего не получится и т.д. Не тратьте свои силы на переубеждение и эффективно используйте своё время — не сидите, сложа руки.
Используя всё вышеперечисленные вещи вы увидите как продуктивность всей вашей работы в интернет — бизнесе возрастет, и будет положительно сказываться на всю вашу счастливую жизнь. Потому что вы будете эффективно использовать время, и успевать больше.
P.S. Статья была вам полезной? Советую подписаться на обновление блога и получать новый материал к себе на e-mail.
С уважением , Анна Фёдорова
Инструкция
Если вы ложитесь поздно и встаете рано, ни о какой продуктивности речи и быть не может. Однако если у вас есть возможность выспаться, это еще не гарантирует бодрости. Даже если вы проснулись, выпили чашку кофе, и вроде бы подготовились к работе, отвлекающие факторы найдут вас. Например, вы можете зайти в социальную сеть и проговорить с друзьями несколько часов.
Такой же эффект дает телевизор, вы включите новости, заходите посмотреть 5 минут, но потом решите, что стоит позволить себе 30-минутный просмотр интересной передачи. Начнете щелкать по каналам, ничего не найдете, а время будет потеряно.
Практически все пользуются интернетом и почти у каждого есть социальные сети. Трудно отказать себе в просмотре новостей и проверки почты. Конечно, вам кажется, что вы сможете потратить на это не более 5 минут, но в итоге остаетесь там на несколько часов. Как результат, ложитесь поздно.
Ложитесь спать вовремя. Таким образом вы будете просыпаться бодрым и вам не понадобиться тратить время на пробуждение.
Останавливайте нудные и бессмысленные разговоры, если у вас есть неотложное дело. Не бойтесь обидеть собеседника, ведь ваша причина уважительная.
Если смотрите телевизор, выбирайте что-то конкретное. Ограничьте такое удовольствие минимумом. Тоже самое касается интернета. Нет смысла лазить по сайтам без дела.
Идея отслеживания времени не нова, но крайне эффективна. Чтобы понять, почему времени всегда не хватает, нужно уяснить, куда оно утекает. С этим как раз и помогут методики отслеживания времени.
Понятие времени очень абстрактно, поэтому первое, что нужно сделать - определить время как что-то конкретное, например, соотнести время и еду. Трата времени - эквивалент поедания фаст-фуда и вредной пищи, в то время как его отслеживание - своего рода ведение дневника питания. Это очень дисциплинирует. Увидев на бумаге, что каждый “безобидный” эпизод любимого сериала обходится вам в 20 часов в неделю, вы почувствуете стимул это изменить.
К плюсам отслеживания времени можно отнести возможно определить подходящие методики для повышения своей продуктивности, способность определить переоценку или недооценку временных затрат на какие-либо дела, развитие чувства ответственности, способность больше успевать и лучше концентрироваться на поставленной задаче.
Чтобы сделать отслеживание времени наиболее продуктивным, придерживайтесь трех правил: честность , постоянство , мелочность (измеряйте время минутами, а не часами). Есть два подхода: хронография (когда вы каждые 15 минут записываете, чем занимаетесь именно сейчас) и отслеживание времени с помощью задач (когда вы записываете время каждый раз, когда переходите к новому занятию).
Конечно, можно отслеживать время с помощью цифровых средств и без участия с вашей стороны, но такой подход не даст хорошего результата. Так что купите красивый блокнот и отслеживайте свое время в течение 168 часов подряд (это ровно неделя).
Таким образом, поняв, куда на самом деле утекает ваше время, на что вы тратите слишком много времени, а на что слишком мало, вы сможете грамотно скорректировать свой подход ко времени и стать более продуктивным человеком. К тому же, заведя привычку вести “дневник времени” и тратя время правильно, в конце дня, пересматривая записи перед сном, вы будете чувствовать себя более удовлетворенным, будете знать, что заслужили этот отдых.
90% людей не умеют правильно использовать имеющееся время и планировать, что приводит к хаотичности во время рабочего процесса. Даже составив график или план, можно не успеть выполнить важнейшие задачи и получить негативный результат.
Эффективность рабочего процесса и высокий уровень продуктивности определяются грамотным использованием рабочего времени и планированием. В данной статье будут представлены действенные советы по правильной расстановке приоритетов, составлении графиков и использовании времени, а также их особенности и нюансы.
Многие исследования показали, что большая часть людей использует свое время нерационально. Даже составление жесткого графика не способствует стопроцентной результативности и повышению продуктивности. Планируя слишком много дел, зачастую можно не успеть вовсе ничего.
Рабочим временем называется период, на протяжении которого персонал должен выполнять свои обязанности на работе. Только эффективность во время выполнения каждой задачи определяет то, на сколько быстро и качественно можно закончить выполнение всех обязанностей.
Советы по рациональному планированию рабочего времени представлены в этом видео:
Факторы эффективности использования времени
Следует выделить наиболее важные факторы, а именно:
- Правильность режима рабочего времени;
- Процесс организации трудовой деятельности;
- Уровень работоспособности персонала;
- Умение планировать рабочее время.
Что должно быть приоритетом
Результат является важнейшим элементом в любой трудовой деятельности, так как он определяет достижение всех поставленных целей и задач. Именно выстраивание рабочего процесса поможет прийти к планируемому результату.
Существует несколько принципов рационального планирования, которые очень часто внедряются в рабочий процесс.
Способы, позволяющие реализовать тайм-менеджмент
Многие люди не понимают самого значения словосочетания тайм-менеджмент, поэтому следует упростить само объяснение данного понятия. – это процесс распоряжения временем с максимальной эффективностью его использования.
Следует выделить некоторые преимущества, которые может дать тайм-менеджмент:
- Формирование благоприятной и спокойной атмосферы в рабочем коллективе;
- Повышение показателя стрессоустойчивости персонала;
- Рост уровня результативности каждого сотрудника и повышение работоспособности в целом;
- Повышение уровня личной ответственности и самодисциплины.
Планирование рабочего периода
Данный процесс знаком каждому предпринимателю, но очень немногие нашли ему применение в реальной жизни. В итоге время уходит зря, а предприятие не развивается. Существует несколько простых советов, которые помогут избежать негативных результатов и не требуют больших усилий или затрат.
Сначала следует рассмотреть сам процесс поэтапно. Правильней всего будет уделить вечернее время составлению плана. Также необходимо провести анализ выполненных задач и заняться составлением графика со всеми важными обстоятельствами и ключевыми моментами.
Некоторые предпочитают использовать блокноты для планирования дел, другим же удобнее пользоваться современными приложениями, доступными на гаджетах. Самое главное – это умение четко видеть выполненные и невыполненные задачи.
Очень трудно хранить весь запас информации по этой теме в голове, так как вероятность упустить что-то важное крайне высока. Лучше всего делать записи или какие-то заметки.
Определение приоритетных заданий
Этот этап подразумевает выполнение главного и самого сложного в первую очередь. Для большей понятности необходимо начертить квадрат на бумажном листе А4, а затем поделить его на четыре равные части.
![](https://i1.wp.com/fbm.ru/wp-content/uploads/2018/10/slide-1.jpg)
После этого нужно сопоставить каждый квадрат с одним из представленных ниже пунктов:
- Срочно и важно;
- Срочно и неважно;
- Несрочно и важно;
- Несрочно и неважно.
Это позволит помнить обо всех задачах весь день, а также определяться, что следует начать делать в первую очередь. Очень важно оставить листок на видном месте и часто им пользоваться, это поможет определить, какие дела можно выполнить через несколько часов или дней.
Постановка цели и задач
Успешные предприниматели знают, что постановка цели является обязательным условием ее дальнейшего достижения, но на практике это очень часто забывается. Нужно как можно чаще объяснять своим сотрудникам, какие задачи стоят перед организацией, почему каждому человеку важно прилагать усилия для достижения успеха.
Если не использовать представленный выше совет, люди будут выполнять задачи, которые никому не принесут пользы, трудится при этом особенно не нужно. Скорее всего они просто не понимают, почему так важно выполнять поручаемые задания.
Для того, чтобы исправить ситуацию, необходимо воспользоваться следующими советами:
- Необходимо четко сформулировать, все цели и задачи, стоящие перед организацией и важность их достижения;
- Следует объяснить работникам, насколько полезна вся их деятельность и выполнение конкретных задач, почему это поможет достигнуть общей цели. Нужно рассказать людям о пользе результата их труда для всей компании.
- Очень важно фиксировать все цели, которые уже можно считать достигнутыми и учитывать результаты каждого работника индивидуально.
Закон Парето или принцип 80 на 20
Существует всемирно известный закон, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Смысл принципа заключается в особенных делах, на которых можно потратить 20% усилий, но получить при этом 80% результата.
Это позволяет рационально оценить важность всех задач и устранить все лишнее, сосредоточившись на самом значимом.
Для большей понятности необходимо попробовать дать ответ на представленные ниже вопросы:
- Что является 20 процентами вещей, имеющими для вас наибольшую значимость (80% и выше)?
- Что именно занимает 20% вашего времени, и дает 80% результата?
- Кто из ваших знакомых приносит вам больше всего пользы?
- Какие 20 процентов вещей вы надеваете в 80% случаев?
- Какая еда составляет 20% вашего рациона, которую именно вы употребляете в 80% случаев?
Данный принцип поможет не только улучшить трудовую деятельность, но и повысить качество жизни, полностью контролируя ее. Нужно взять на себя полную ответственность и заняться улучшением проблемных сфер жизни.
Факторы, которые отвлекают от основной работы
Существует огромное количество отвлекающих факторов, которые не приносят нам совершенно никакой пользы. Такие моменты могут стать проблемами как в мелких фирмах, так и в крупных холдингах. Нужно разобрать каждый из них подробней.
- Состояние стресса.
Многие люди часто сталкиваются с необъяснимым состоянием беспокойства, когда трудно сосредоточиться на каком-то определенном деле, а на ум приходят только негативные мысли.
В этот момент нужно ненадолго отвлечься, проанализировать причину волнения, поискать пути ее решения и выпить стакан травяного чая.
Вы узнаете, какие существуют эффективные методы управления конфликтами и стрессами на предприятии.
- Хроническая усталость.
Уставший человек никогда не будет демонстрировать высокий уровень продуктивности, поэтому нужно уделять достаточное количество времени сну и отдыху. Это поможет отойти внутренним раздражителям на второй план.
- Социальные сети.
Каждый работодатель всячески пытается остановить прокрастинацию своих сотрудников, а соцсети – это самый распространенный ее подвид. Многие работники тратят массу времени на переписку с друзьями, проверку почты, чтение постов в рабочее время.
![](https://i2.wp.com/fbm.ru/wp-content/uploads/2018/10/slide-3.jpg)
Это все вынуждает начальников создавать запреты на выход в интернет и постоянно контролировать историю посещений каждого сотрудника.
- Мобильный телефон.
Исключением являются только срочные звонки, в остальных случаях следует ставить телефон на беззвучный режим.
- Режим многозадачности.
Если работники будут пытаться выполнять сразу большое количество задач, то не смогут качественно доделать ни одну из них, большинство заданий вовсе будут незаконченными.
- Скука.
Обыкновенное чувство скуки вынуждает работников постоянно отвлекаться от дел и откладывать самые трудные задачи на потом. Чтобы избавиться от этого чувства, необходимо создавать интерес к выполнению заданий, стимулировать его. В этом помогут премии и денежные вознаграждения.
- Голод.
Голод также является внутренним раздражителем, который не позволит концентрироваться на выполнении задания на все 100%. Необходимо продумывать свой рацион заранее, брать перекусы, которые помогут быстро утолить голод.
- Привычка отвлекаться.
Постоянное отвлечение от работы значительно снизит эффективность труда, поэтому нужно устранять такие отвлекающие факторы, как, например, телефон и другие гаджеты, коллеги, собственные мысли.
- Избавление от поглотителей времени.
Нужно приложить усилия, чтобы минимизировать общее количество дел личного характера и разговоров на работе. Сам процесс включения в работу тоже требует затрат, поэтому каждое отвлечение делает этот процесс все сложнее.
Необходимо делать короткие перерывы исключительно для отдыха и питания, но только в установленное время. В офисе следует забыть о домашних проблемах и заботах, это окажет только положительный эффект.
Существует несколько самых действенных правил для избавления от прокрастинации в офисе:
- Не отвлекаться на пустые разговоры с коллегами.
Выполнение объемного отчета или сложного поручения обычно требует больших временных затрат. Нужно уложиться в предоставленное время, но разговоры только отнимут часы спокойной и эффективной работы.
Шумная обстановка в коллективе также может очень сильно мешать, поэтому нужно учиться абстрагироваться от всех. Если это проблематично, то стоит попробовать обсудить с начальником вопрос о смене кабинета.
- Заниматься планированием.
Нужно научиться фиксированию абсолютно всех дел, а также приучать себя к просматриванию этого перечня. Если вы сами забываете об этом, то следует устанавливать напоминания на телефон.
Стоит учитывать время суток во время распределения дел. Утро и вечер – это идеальное время для выполнения самых трудных задач, для которых нужно внимание и концентрация.
- Отправлять корреспонденцию или проверять электронную почту нужно в пакетном режиме.
Не нужно уделять таким занятиям каждые пол часа, лучше всего подействует установка конкретного времени для осуществления проверки новых писем на электронной почте. То же правило действует и для отправки файлов, так как разумнее будет накопить их за какое-то время и отправить все в одно время.
Рациональная организация рабочего времени для руководителя
Будучи руководителем, нужно сначала ответить на вопрос о том, успеваете ли вы выполнить все дела за один день. Множество аналитиков уделяют внимание вопросу рабочего времени управляющего. Итоги показали, что всего лишь 8 процентов из 100 могут выполнить за день все установленные задачи.
Такой исход вызван рядом причин, которые утверждают, что руководители обычно:
- Спешат;
- Вовсе не планируют собственное время;
- Организуют труд неправильно;
- Не замотивированы должным образом.
Вы прочтете, как стать успешным и эффективным руководителем компании.
Формула 60 на 40
Этот принцип утверждает, что часть времени на работе, на которую приходится большинство планов, не может превышать 60 процентов всего рабочего времени. Это и является периодом запланированной активной деятельности.
Те 40 процентов, что остаются, следует использовать для двух групп занятий:
- Незапланированные задания и дела.
- Управленческая деятельность.
Правильное планирование трудовой деятельность поможет выиграть дополнительное время для самообразования, улучшения навыков, развития и плодотворной деятельности.
Мотивирование подчиненных
Каждому сотруднику нужна определенная мотивация вне зависимости от его должности. Она помогает значительно повысить уровень работоспособности и качество труда подчиненных. Мотивацией может стать как материальное вознаграждение и бонусы, так и поощрение сотрудников без вложений средств.
Для большей понятности необходимо рассмотреть следующий пример:
Целью руководства масштабной организации РФ стало создание солидной деловой репутации и привлечение к этому всего персонала. Это нужно было осуществить, используя специальную систему мотивации.
Ее смысл заключался в предоставлении материальных и нематериальных бонусов всему персоналу при условии, что все люди выполнят все порученные задания за полгода. Что такое и как его правильно организовать вы можете прочесть по ссылке.
После внедрения системы, работоспособность всех подчиненных повысилась на 30%, сотрудники стали более ответственно подходить ко всем задачам, повысив свой уровень лояльности по отношению к руководителям.
Заключение
Существует огромное количество разнообразных методов для грамотного использования времени, однако в данной статье были разобраны самые популярные из них.
Важнее всего выбрать для себя наиболее комфортный способ и придерживаться его на протяжении минимум двух недель для выработки полезной привычки.
Нужно ежедневно подводить итоги выполненных дел, чтобы устранить все имеющиеся недостатки в трудовом процессе.
Как все успеть? Советы по организации рабочего времени рассмотрены в этом видео: